Bij het uploaden van loonstroken en jaaropgaven naar BCS Online wordt een standaard tekst naar de medewerkers gestuurd. Dit gebeurt ook als je via ESS/MSS Documenten een e-mail stuurt om aan te geven dat er een document gewijzigd is.
Het is mogelijk om hier een gepersonaliseerde tekst van te maken waarbij je ook het bedrijfslogo kunt gebruiken.

Stappen:

1. Ga naar Beheer | Email Templates
2. Klik boven in de balk op het teken en het volgende scherm verschijnt:
   • In het veld “Type” kun je kiezen of je een template wilt aanmaken voor loonstroken, jaaropgaven of ESS/MSS document wijzigingen.
   • In het veld “Taal” kun je kiezen of de taal van de mail in het Duits, Nederlands, Engels of Pools moet zijn.
   • In het veld “Onderwerp” kun je de het onderwerp van de mail instellen. Klik je met de rechtermuisknop op deze regel dan verschijnt onderstaand menu:
     
     Selecteer uit de lijst de velden die je in de titel van de email wilt opnemen.
   • In het veld “Platte tekst” zet je de inhoud van je mail, inclusief de handtekening*. Ook hier kun je gebruik maken van het keuzemenu door op de rechtermuisknop te klikken.
     * Probeer geen namen in de handtekening op te nemen. Zo voorkom je dat, als er iemand uit dienst gaat, de handtekening aangepast moet worden.
3. Selecteer de tekst uit het veld “Platte tekst” en kopieer deze (d.m.v. de toetsencombinatie CTRL+C, de rechtermuisknop geeft hier niet de optie 'Kopiëren'). Klik vervolgens op de knop “Template Editor”.
4. Een Word-document wordt geopend:
   
   Plak hierin de tekst die je uit het veld “Platte tekst” hebt gekopieerd (d.m.v. de toetsencombinatie CTRL+V).
   • Wil je het bedrijfslogo aan de mail toevoegen, klik dan op “Invoegen” en vervolgens op “Afbeeldingen uit bestand invoegen”.
   • Zoek het logo op en klik op “Openen”.
   • Zet het logo op de gewenste plek in de mail.
5. Klik op “Bestand” > “Opslaan” om de mail op te slaan.
6. Je komt nu terug in het eerste scherm:
   
   Je zult het logo hier niet zien staan. Deze zal wel zichtbaar zijn in de mail die je stuurt tijdens het uploaden van de loonstrook.
7. Klik op het teken om de template op te slaan.

Let op: de tekst in deze template wordt elke maand met het klaarzetten van de loonstroken in BCS Online meegestuurd. Wil je een eenmalige tekst maken, verwijder dan de template zodra de stroken in BCS Online staan. Je kunt hem natuurlijk ook aanpassen.

Als het nodig is om een template te wijzigen, open dan deze template en klik op .
Doe je dit niet, dan is aanpassen niet mogelijk.