Als een medewerker die toegang tot Delta HRP of extra rechten voor BCS Online heeft uit dienst gaat dan is het belangrijk dat de medewerker na uitdiensttreding deze gegevens niet meer kan inzien.
Is deze persoon ook gemachtigd om contact op te nemen met BCS, dan kan deze machtiging worden ingetrokken via het Registratieformulier contactpersoon.
Stappenplan:
Mobile Pass:
Heeft de medewerker een Mobile Pass en het is al bekend wie zijn/haar opvolger is, dan kan de mobile pass worden overgeschreven naar deze persoon. Maak een ticket aan via het Ticketformulier BCS Delta HRP > Software Support
Hardware token:
Heeft de medewerker een hardware token, dan kan deze worden overgedragen aan de opvolger. Hardware tokens zijn niet persoonsgebonden.
Gebruiker Delta HRP – Verwijderen:
Delta houdt bij welke Gebruiker gegevens aanmaakt en/of wijzigt. Zo is, mits iedere medewerker die in Delta kan inloggen een eigen Gebruiker heeft, altijd op te zoeken wie welke actie heeft gedaan.
Als een Gebruiker geheel wordt verwijderd bij uitdiensttreding, dan verdwijnt bij Werknemer | Variabel en Rapportage | Variabel de geschiedenis van deze Gebruiker.
Bij Werknemer | Variabel wordt het veld leeg getoond:
Bij Rapportage | Variabel komt “Onbekende gebruiker” te staan:
Alle andere handelingen die de Gebruiker heeft gedaan blijven zichtbaar, mits er een geschiedenis in het scherm is ingebouwd.
Wordt de Gebruiker geheel verwijderd dan is niet meer te achterhalen welke rechten deze had in Delta en BCS Online. Daarom adviseert BCS om een Gebruiker te blokkeren i.p.v. te verwijderen.
Als de medewerker extra rechten heeft voor BCS Online, dan zijn er meerdere manieren om de extra rechten in te trekken, afhankelijk van de gegevens die de medewerker eventueel wel nog moet kunnen zien.
- Medewerker mag helemaal niet meer in BCS Online: dan kan het account in BCS Online zelf geblokkeerd worden. Meld in dat geval de medewerker ook af als ESS/MSS Gebruiker en Deelnemer via het kopje ESS/MSS in Delta.
- Medewerker mag wel nog eigen gegevens zoals loonstroken/jaaropgaven zien in BCS Online: blokkeer via Beheer | Gebruiker de Gebruiker en haal (als dit niet automatisch gebeurt) het mailadres weg in het veld “E-mail”. Eventueel kan via ESS/MSS | Autorisatie worden ingesteld welke tegels de medewerker nog kan zien.
Is de medewerker ook accordeur, dan kan dit worden aangepast via ESS/MSS | Accorderingsstructuur.