Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Aan- en afwezigheid | Tabellen – Algemene uitleg types

In Aan- en afwezigheid | Tabellen kun je diverse types aanmaken die kunnen worden gebruikt voor:

  • Verlof/afwezigheid
  • Declaraties

Daarnaast bestaan er een aantal ‘verplichte’ types als je ook met roosters en/of weekstaten werkt.
Hoe je een type maakt wordt beschreven in de handleiding Aan- en afwezigheid | Tabellen - Type aanmaken.
Dit artikel geeft een uitleg over de diverse mogelijkheden die ingesteld kunnen worden.

download.png

In het kader “Id” vind je:

  • Type id: dit wordt door Delta zelf ingevuld, hier hoef je niets mee te doen.
  • Extern type ID en Externe type code: Deze velden kunnen gebruikt worden om een koppeling met een extern systeem te maken. Je kunt het ID en een naam invoeren zodat je weet hoe het type het in het andere systeem heet.

In het kader “Algemeen” vind je:

  • Naam: de naam van het type zoals je dat in Delta en BCS Online zult terugzien.
  • Rap. Code/omschr.: wordt door Delta zelf ingevuld op basis van wat je in Naam zet. Dit kun je aanpassen als je dat wilt. Het veld Rap. Code heeft een maximum van 2 karakters, het veld Omschr. Heeft een maximum van 25 karakters. Deze gegevens worden in diverse vaste rapporten gebruikt.
  • Eenheid: hier kun je kiezen tussen Aantallen, Bedragen, Dagen of Uren. Kies, afhankelijk van wát je wilt registreren, de juiste eenheid. Dagen of Uren voor tijdregistraties en Aantallen of bedragen voor b.v. declaraties.
  • Kleur: selecteer de kleur die je wilt gebruiken voor het type. Klik je op de knop met de 3 puntjes en vervolgens op “Aangepaste kleuren definiëren”, dan kun je handmatig een kleur instellen die afwijkt van de voorgedefinieerde kleuren.
  • Initiële waarde: zet je hier een vinkje dan kun je via “Aan- en afwezigheid | Initiële waarde” een aantal uren als recht toekennen. Denk hierbij aan verlofuren of ATV uren.
  • Gecalculeerd: Moet de waarde meegeteld worden in de berekening van het totaal aantal uren per dag en per week? Bij het tijdregistratietype 'Onbetaalde pauze' wordt deze optie automatisch uitgezet.
    Bij de eenheid "Uren" of "Dagen" staat "Gecalculeerd" standaard aan. Bij de eenheid 'Aantallen' of 'Bedragen' wordt 'Gecalculeerd' automatisch uitgezet.
  • Bij roosteruren tellen: zet je hier een vinkje, dan wordt het type in BCS Online zichtbaar bij Medewerker | Urenregistratie. Hiermee kunnen werknemers b.v. overuren of TVT uren bijschrijven via hun weekstaat.
  • Afwezigheid (alleen als “Eenheid” Uren of Dagen is): hiermee maak je het type zichtbaar in de verlofregistratie van BCS Online. Deze optie is ook belangrijk voor het bepalen van afwezigheidsdagen. Als een hele werkdag wordt geboekt op een ‘afwezigheidstype’, dan wordt een afwezigheidsdag gerekend als “Bepalen afwezigheidsdagen” is ingericht.
  • Overwerk uitsluiten (alleen als “Eenheid” Uren is): wil je niet dat in bepaalde situaties overwerk wordt toegekend, dan zet je hier een vinkje. Bijvoorbeeld: een werknemer is ziek geweest en gaat weer gedeeltelijk aan het werk. Afgesproken is dat hij 2 uur per dag werkt en 6 uur ziek blijft. Als hij dan op een dag toch 3 uur werkt, wordt dat extra uur werken niet als overwerk gemarkeerd.
  • Tijdreg. Type: heeft een link met de modules “Klokregistratie” en “Rooster”, en staat standaard op “Anders”. Wil je hier een andere optie (b.v. Overwerk) gebruiken, neem dan contact op met BCS zodat zij je hierin kunnen adviseren.
  • Urenfactor: alleen te gebruiken als “Tijdreg. Type” op “Overwerk” staat. Dit wordt gebruikt om aan te geven hoeveel extra uren Delta moet berekenen.
  • Volgorde: bij het openen van Aan- en afwezigheid | Tabellen staan de types niet op alfabetische volgorde maar op de volgorde die in dit veld wordt aangegeven. Hoe hoger het getal, hoe lager het type in de lijst komt te staan.
  • Maximaal bedrag: dit veld is specifiek bedoeld voor BCS Online declaraties. Als er een bedrag staat, dan kan de medewerker niet meer dan dit bedrag declareren.

In het kader “Integratie” vind je:

  • Looncomponent: wil je dat de registraties op dit type gaan doorwerken naar Werknemer | Variabel en/of in de journalen terechtkomen, dan kun je hier een looncomponent aan het type koppelen. Dit gebeurt bij declaraties maar b.v. ook als verlofuren worden uitbetaald.
  • Negatieve waarde: zet je dit vinkje aan dan wordt de waarde in de registratie negatief doorgezet naar Werknemer | Variabel. Denk hierbij aan inhoudingen vanwege boetes. Hierdoor hoef je nooit een negatief getal in te voeren.

In het kader “BCS Online” vind je:

  • Beschikbaar in BCS Online: hier kun je aangeven of medewerkers het type in BCS Online mogen zien en/of er iets mee mogen doen. Bijvoorbeeld het type Verlofopname zet je op “Beschikbaar voor selectie” zodat iedereen zelf zijn verlof kan indienen. Het type “Feestdag” kun je zetten op “Geen selectie, alleen tonen”. De overige opties zijn “Geen selectie, niet tonen” en “Geen selectie, maar manager mag muteren” (Medewerker ziet de registratie maar kan niet muteren, manager kan de registratie zien en muteren).
  • Bijlage verplicht: zowel bij verlofaanvragen als bij declaraties kun je de werknemer verplichten om een bijlage toe te voegen in de aanvraag.
  • Opmerking verplicht: zet je dit vinkje aan dan moet een werknemer een opmerking maken in het daartoe bestemde veld voordat hij de aanvraag kan indienen. Dit kan zowel bij verlofaanvragen als declaraties.

In het kader “Type activeren” vind je:

  • Actief: hiermee bepaal je of een type wel of niet gebruikt wordt. Zet je het vinkje uit, dan verdwijnt het type ook uit de lijst. Wil je het type weer actief maken dan zet je het filter op “Alle types”, opent het type en zet het vinkje weer aan.

In het kader “Beschikbaar in plannerexport Export Ewings/Plan4Time” vind je:

  • In Export: hier hoef je niets mee te doen, dit is niet meer relevant.