Berekening van Vaste Reiskosten- en Thuiswerkvergoeding

Wanneer een medewerker een vast aantal dagen thuiswerkt en een vast aantal dagen op kantoor werkt, kan voor beide situaties een vaste vergoeding worden verstrekt. Het voordeel van een dergelijke vaste vergoeding is dat deze niet hoeft te worden stopgezet tijdens vakantie of kortdurende ziekte. Maar hoe bereken je zo'n vaste vergoeding?

Reiskostenvergoeding op Basis van een Vaste Vergoeding

De vaste vergoeding gaat ervan uit dat een fulltime medewerker vijf dagen per week werkt en minimaal 128 dagen per jaar op kantoor aanwezig is. Indien dit het geval is, mogen de reiskosten worden berekend op basis van 214 dagen. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de dubbele afstand woon-werk en een vergoeding van € 0,25 per kilometer (2026).

Thuiswerkvergoeding op Basis van een Vaste Vergoeding

De hoogte van de thuiswerkvergoeding bedraagt een vast bedrag van maximaal € 2,45 (2026) per thuiswerkdag. Deze vrijstelling kan ook worden toegepast als een werknemer slechts een deel van de dag thuiswerkt.

Dezelfde dagen die gelden voor de reiskostenvergoeding zijn ook van toepassing voor de berekening van de vaste thuiswerkvergoeding.

Beide vergoedingen zijn gericht vrijgesteld voor de Werkkostenregeling.

Rekenvoorbeelden

Voorbeeld 1:

• Fulltime medewerker werkt drie dagen op kantoor en heeft twee vaste thuiswerkdagen.
• Reisafstand woon-werk is 10 kilometer.

De reiskostenvergoeding mag voor maximaal 129 dagen (3/5 x 214 dagen) worden berekend. Dus (2 x 10 km (heen- en terugreis)) x € 0,25 x 129 dagen = € 645 per jaar = € 53,75 per maand.

De thuiswerkvergoeding mag worden berekend voor maximaal 86 dagen (2/5 x 214 dagen). Dus € 2,45 x 86 dagen = € 210.70 per jaar = € 17,56 per maand.

Voorbeeld 2:

• Parttime medewerker (80%) werkt drie dagen op kantoor en heeft één vaste thuiswerkdag.
• Reisafstand woon-werk is 10 kilometer.

In dit geval mag een vaste vergoeding worden gegeven over in totaal maximaal 171 dagen (80% van 214).

Voor de reiskostenvergoeding is dat in dit geval voor maximaal 129 dagen (3/4 x 171 dagen). Dus (2 x 10 km (heen- en terugreis)) x € 0,25 x 129 dagen = € 645 per jaar = € 53,75 per maand.

Voor de ene thuiswerkdag mag een vergoeding voor maximaal 43 dagen (1/4 x 171 dagen) worden gegeven. Dus €2 ,45 x 43 dagen = €105,35 per jaar = € 8,78 per maand.

Voorbeeld 3:

• Parttime medewerker (80%) werkt twee dagen op kantoor en heeft twee vaste thuiswerkdagen.
• Reisafstand woon-werk is 10 kilometer.

In dit geval mag een vaste vergoeding worden gegeven over in totaal maximaal 171 dagen (80% van 214).

Voor de reiskostenvergoeding is dat in dit geval voor maximaal 86 dagen (2/4 x 171 dagen). Dus (2 x 10 km (heen- en terugreis)) x € 0,25 x 86 dagen = € 430 per jaar = € 35,83 per maand.

Voor de twee thuiswerkdagen mag een vergoeding voor maximaal 86 dagen (2/4 x 171 dagen) worden gegeven. Dus € 2,45 x 86 dagen = € 210,70 per jaar = € 17,56 per maand.

N.B. Omdat je bij de berekening van het aantal dagen waarop je ten hoogste de vergoeding mag ontvangen naar boven mag afronden, kom je nu op 215 dagen uit (128,4 dagen en 85,6 dagen wordt 129 dagen en 86 dagen).