Een mobiliteitsbudget is het budget dat jij als werkgever aan je medewerkers beschikbaar stelt voor hun zakelijke mobiliteit, zoals woon-werkverkeer en klantbezoeken. Met een mobiliteitsbudget is een medewerker zelf verantwoordelijk voor de kosten van zijn zakelijke verkeer. Houdt hij geld over? Dan mag je medewerker dat in eigen zak steken. Is het budget niet voldoende? Dan zal je medewerker de rest uit eigen zak betalen. Het is dus verstandig om goede afspraken te maken over het mobiliteitsbudget.
Voordelen voor de werkgever:
- Duidelijkheid: Je weet als werkgever van tevoren wat het budget voor mobiliteit is. Geen onverwachte kosten.
- Geen contractuele verplichtingen: Als een werknemer ontslag neemt of krijgt, zit je niet vast aan een lopend leasecontract.
- Duurzaamheid: Het mobiliteitsbudget is goed te combineren met duurzaamheidsdoelstellingen die je als organisatie hebt.
Voordelen voor de werknemer:
- Keuzevrijheid en flexibiliteit
- Geen bijtelling
- Duurzaamheid: Keuze uit bijvoorbeeld een e-bike of trein.
Fiscale regels:
Je hebt minder te maken met fiscale regels als je kiest voor een mobiliteitsbudget. Je kunt het budget zowel bruto als netto uitkeren.
Bij Bruto: je neemt het hele budget mee in de loonbelasting. Uiteindelijk houdt de medewerker dan minder over.
Voorbeeld Bruto:
Je geeft je medewerker een bruto mobiliteitsbudget van €750 per maand. Daarover moet loonbelasting betaald worden.
Bij Netto:
Je medewerker krijgt een onbelaste vergoeding van € 0,23 per kilometer voor zijn zakelijke ritten. Het bedrag voor het aantal zakelijke kilometers haalt hij van zijn mobiliteitsbudget af. Over het resterende deel betaalt hij nog loonbelasting.
Voorbeeld Netto:
Je medewerker heeft een maandelijks mobiliteitsbudget van € 750. Daarnaast rijdt hij 500 kilometer per maand à € 0,23 per kilometer. € 0,23 x 500 = € 115. Dit bedrag breng je in mindering op zijn maandbudget. Hij ontvangt een bruto mobiliteitsbudget van € 750 - € 115 = € 635.
Waar je dus vooral op moet letten, is dat je bij het gebruik van een privéauto of leaseauto voor zakelijke kilometers (ook woon-werkverkeer) € 0,23 per kilometer belastingvrij mag vergoeden. Die kosten mag je dus van de winst aftrekken. Voor de zakelijke ritten geldt dan wel dat je medewerker een rittenregistratie moet bijhouden.
Hoe werkt een mobiliteitsbudget?
Als je een mobiliteitsbudget bepaalt voor je medewerkers, is het goed om eerst te kijken naar je huidige uitgaven voor mobiliteit. Gooi alles op één hoop: een wagenpark, kilometervergoedingen, ov-kosten en ga zo maar door. Dat geeft je een indicatie van wat je in totaal in een mobiliteitsbudget kunt stoppen. Hou er ook rekening mee dat je een hoop gedoe en extra tijd ‘afkoopt’ door een streep te zetten door allerlei regelingen en verder te gaan met een budget. Nu weet je wat je ongeveer aan mobiliteit te besteden hebt.
Ga vervolgens na hoe je dit bedrag over je medewerkers gaat verdelen. Het is logisch dat niet iedereen hetzelfde bedrag krijgt voor vervoer: de een woont dichtbij, de ander op flinke afstand. De een moet veel reizen voor het werk (klantenbezoek), de ander zit altijd op een vaste plek. Je kunt dit op verschillende manieren aanpakken. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een vast mobiliteitsbudget voor al je medewerkers (eventueel afgestemd op het aantal kilometers van de werkplek) en een flexibel budget voor personen die reizen voor de zaak.
Zijn er ook nadelen?
Ja, er zijn ook nadelen. Vooral voor de medewerker, als het budget niet voldoende blijkt te zijn. Of als de auto stuk gaat: je medewerker heeft geen auto van de zaak meer, dus zal zelf de kosten moeten dragen.
Wat je als werkgever moet bedenken, is dat medewerkers door een mobiliteitsbudget misschien nog eerder thuis blijven voor het werk, omdat thuiswerken scheelt in de transportkosten. Dat is een nadeel als je liever hebt dat je medewerkers op kantoor aanwezig zijn. Als je medewerker een vast aantal dagen per week thuiswerkt, is het verstandig om daar rekening mee te houden in het budget. Je hebt als werkgever ook minder fiscale voordelen, aangezien je medewerkers hun budget zelf beheren.
Als je een mobiliteitsbudget wilt toevoegen, kan je een looncomponent laten aanmaken. Dan kan je een ticket insturen via het Ticketformulier BCS Delta HRP > Salarisverwerking .