1. Declaraties

Binnen de menuoptie ‘Declaraties’ kun je declaraties digitaal indienen.

In het hoofdscherm tref je een overzicht van alle eerder gemaakte declaraties aan.

• De declaraties staan standaard gesorteerd op ‘Status’. Als een declaratie definitief verwerkt is, kan deze niet meer ingetrokken worden.
• Door te klikken op een declaratieregel, wordt het detailscherm van de declaratie geopend. Hierin zie je de afzonderlijke declaratie types. Meer hierover lees je onder Toevoegen.
• Intrekken: in het detailscherm kun je declaraties intrekken. Dit is ook mogelijk nadat de manager goedkeuring heeft gegeven. Als je een declaratie intrekt, zal er een e-mail verstuurd worden naar de accorderende manager.
• Wijzigen: in het detailscherm kun je declaraties wijzigen. Dit kan alleen als de aanvraag nog niet is goedgekeurd door de manager.

1.1. Nieuwe declaratie toevoegen

• Je kunt gemaakte kosten, die door je werkgever worden vergoed, via deze knop declareren.
• Titel: Geef een titel op voor deze declaratie. Bijvoorbeeld ‘Onkosten week [wk nr]’
• Datum van: Geef de datum in waarop je de onkosten heb gemaakt.
• t/m: Als je over meerdere datums tegelijk wilt declareren, kun je hier de einddatum selecteren. Er zal dan op elke dag dezelfde declaratie geplaatst worden. Als je bijvoorbeeld km onkosten over een langere periode wilt boeken, dien je hier het aantal per dag te boeken. Let op: de boeking houdt geen rekening met het rooster, maar boekt op kalenderdagen (incl. weekenddagen).
• Opmerkingen werknemer: hier heb je de mogelijkheid om de declaratie toe te lichten. Deze informatie is vooral bedoeld voor de accorderende manager.

Klik uiteindelijk op  om declaratie-items toe te voegen.

1.2. Declaratie item:

• Startdatum en Einddatum: Hier vul je de eerste en laatste dag in van de periode waarop de declaratieregel betrekking heeft. Uiteraard kun je hier alleen datums kiezen die binnen de periode van de eerder ingegeven datums vallen. Het kiezen van meerdere dagen is praktisch als je over al deze dagen dezelfde kosten hebt gemaakt, bijvoorbeeld koffiegeld of reiskosten. De opgegeven waarde zal dan op alle datums vastgelegd worden.
• Type: je geeft hier per declaratieregel het type onkosten aan.
• Waarde: afhankelijk van de eenheid van het registratietype geef je hier een ‘Bedrag’ of een ‘Aantal’ in.
• Bestand: Hieronder worden gescande onkostendeclaraties of kassabonnetjes verstaan. Je kunt meerdere bestanden per declaratie indienen maar maximaal 1 per regel. Het kan zijn dat je werkgever bepaald heeft, dat het verplicht is een bijlage toe te voegen.
• Opmerkingen: Hier kun je de declaratie toelichten per detailregel. De tekst die hier wordt ingevoerd, wordt ook zichtbaar voor bijvoorbeeld de salarisadministrateur of boekhouder van je organisatie.

Klik op ‘OK en sluiten’ om dit item toe te voegen aan de declaratie.

	Geeft aan dat er een bestand is toegevoegd aan dit declaratie item.
	Verwijdert dit declaratie item.

1.3. Knoppen bovenaan het scherm:

• Indienen: (is pas zichtbaar als je een declaratie item hebt toegevoegd) Als de declaratie compleet is kun je deze indienen bij je accorderende manager.
• Opslaan: (is pas beschikbaar als je een titel hebt toegevoegd) hiermee kun je de declaratie tussentijds bewaren.
• Annuleren: Hiermee sla je de ingevoerde gegevens niet op.

1.4. Rapportage

Hier kan een overzicht worden opgevraagd van alle in BCS Online ingediende declaraties. Het staat gegroepeerd op status. Via “CTRL+P” kan het rapport geprint worden.