BCS Online voor werknemers - Verlofregistratie

1. Verlofregistratie

Binnen de menuoptie ‘Verlofregistratie’ kun je verlof aanvragen, je verlofsaldo inzien, je vakantiewet saldi inzien, de aanwezigheid van je directe collega’s inzien en rapportages maken.

In het hoofdscherm zie je jouw reeds aangevraagde afwezigheid en ook afwezigheden die op een andere wijze door jouw BCS Online beheerder zijn ingegeven van de lopende week.

Voor een totaaloverzicht klik je op de knop lijstweergave:

Voorbeeld van lijstweergave

De ingediende afwezigheden staan gesorteerd op de kolom ‘Datum van’.

Een aanvraag kan worden geselecteerd, door het aanklikken van de aanvraag in de lijst (deze aanvraag wordt dan blauw). De aanvraag wordt het vervolgscherm, met alle details van de aanvraag, geopend. In onderstaand voorbeeld is voor ‘Lijstweergave’ gekozen.

De lay‐out is gelijk aan het scherm waarmee de aanvraag wordt gedaan. Het grote verschil met het oorspronkelijke aanvraagscherm is, dat het scherm nu in ‘alleen lezen’ modus wordt weergegeven.

1.1. Intrekken

Deze knop is niet beschikbaar als je afwezigheid al definitief verwerkt is. Met intrekken kun je in één keer je gehele verlofaanvraag intrekken. Is de status ‘In aanvraag’ (en dus nog niet geaccordeerd), dan wordt de intrekking direct doorgevoerd. De aanvraag wordt dan volledig verwijderd.

Heeft een aanvraag de status ‘Goedgekeurd’, dan moet de intrekking ook weer door je manager worden geaccordeerd. Daarna wordt de aanvraag verwijderd. Wordt dit verzoek niet goedgekeurd, dan blijft de oorspronkelijke aanvraag gehandhaafd en ingepland.

1.2. Wijzigen

Ook deze knop is niet beschikbaar als je afwezigheid al definitief verwerkt is. Bij deze knop geldt hetzelfde als bij ‘Intrekken’ wat betreft de status. In deze registratie bestaat nu geschiedenis. Alle wijzigingen vind je onder ‘Geschiedenis’, weergegeven in een tijdslijn.

1.3. Tegoeden

Tegoeden toont jouw verlofstanden.

Onderdeel ‘Tegoeden’:

Voor alle beschikbaar gemaakte groepen worden de volgende gegevens getoond:

Onderdeel ‘Vakantiewet saldo’

Deze functie toont het huidige en toekomstige saldo van de wettelijke en bovenwettelijke uren.

Het wettelijke saldo is 1,5 jaar geldig, berekend vanaf de eerste dag van het jaar van toekenning.

Het bovenwettelijke saldo is 5 jaar geldig, berekend vanaf de eerste dag van het jaar van toekenning. Het wettelijke saldo van 2015 is dus vervallen op 1 juli 2016, het bovenwettelijke op 1 januari 2021.

Het huidige saldo geeft waardes weer tot en met gisteren. Het toekomstige wettelijke en bovenwettelijke saldo is inclusief alle goedgekeurde vakantieregistraties die in de toekomst liggen. Dus ook die in een volgend jaar.

Als je vakantieverlof aanvraagt, wordt dit automatisch van de minst lang geldige uren afgeschreven. Was het wettelijke saldo van het afgelopen jaar al 0 dan zul je gemerkt hebben dat het ‘oudste’ bovenwettelijke saldo verlaagd wordt.

In januari van elk jaar krijg je nieuwe jaarrechten. Hierdoor kan de afboeking verplaatst zijn van dat oudste bovenwettelijk ‘potje’ naar het minder-lang-houdbare wettelijke saldo van het nieuwe jaar.

Het kan zijn dat je werkgever geen gebruik maakt van de vakantiewet, het vakantiewetsaldo wordt dan niet getoond.

1.4. Groepsoverzicht

Groepsoverzicht toont de afwezigheden van je directe collega’s. In dit scherm zie je in de bovenste regel de roosters van jezelf en je directe collega’s. In de eventuele tweede regel vind je de afwezigheid. Het soort afwezigheid wordt zichtbaar wanneer er met de muis overheen wordt gegaan. Een afwezigheid met een ‘*’ betekent dat deze afwezigheid nog ‘in aanvraag’ is.

• Accorderingsgroep: Hier kun je andere accorderingsgroepen (afdelingen) selecteren voor inzicht in hun afwezigheid. (optioneel in te stellen door werkgever).
• Datum van: Selecteer de datum die je als eerste kolom wilt meenemen in het overzicht en hoeveel weken je wilt zien.
• Inclusief weekenden: Geef aan of je de weekenden in het overzicht wilt zien of niet.

1.5. Geschiedenis

Hier vind je een tijdlijn van alle mutaties in de verlofaanvraag.

De oorspronkelijke aanvraag en wijzigingen inclusief opmerkingen worden getoond.

1.6. Aanvragen

Met deze knop kun je een verlofaanvraag indienen. Het blok ‘Gegevens’ toont de volgende velden:

• Type: Bij het aanvragen van een afwezigheid dient er altijd een type gekozen te worden. Het saldo van het type wordt weergegeven. Bijvoorbeeld ‘Vakantieopname (92:30u)’.
• Roosterdatum van: Selecteer hier de eerste dag waarvoor de afwezigheid wordt aangevraagd.
• t/m: Selecteer hier de laatste dag waarvoor de afwezigheid wordt aangevraagd.
• Tijdslot:
  • Vrije ingave: Vul tijden in de velden ‘Tijd vanaf’ en ‘tot’.
  • Vaste tijdsloten: (hele dag, Eerste halve dag etc.). 'Hele dag' betekent hele werktijd. Werk je bijvoorbeeld 8 uur per dag en kies je als tijdslot 'Eerste halve dag', dan zal er 4 uur verlof berekend worden. Bij 6 uur 3, bij 4 uur 2, etc.
  • Waarde: Nu wordt alleen het aantal uren geregistreerd, zonder een begin- en een eindtijd. Deze vul je in bij het veld ‘Uren’. Anderhalf uur vul je in als 1:30 dus in minuten. Door een vinkje in het veld ‘Totaal’ kun je beslissen of de ingevulde aantal uren per dag geldt of als totaal over het aantal gekozen dagen. BCS online verdeelt dan de uren over de kalenderdagen, geen rekening houdend met het rooster.

Het is mogelijk dat door je werkgever een keuze gemaakt is en dat je maar 1 mogelijkheid hebt tot invoeren van tijden of waardes en niet beide.

• Repeterende aanvraag: Het is mogelijk om een dagelijks of wekelijks terugkeerpatroon vast te leggen.

In dit aanvraagscherm is het ook mogelijk om direct naar het ‘Groepsoverzicht’ te gaan. Klik op . Zie voor uitleg Groepsoverzicht.

• Bestand: Je kunt een bestand (pdf, jpg, etc.) uploaden. Bijvoorbeeld een scan van een trouwkaart.
• Opmerking werknemer: Hier heb je de mogelijkheid om het verzoek toe te lichten. De tekst wordt zichtbaar voor de accordeur, zodra je het verlof hebt ingediend.

1.7. Rapportage

Met deze functie kun je twee verschillende rapportages weergeven:

• Verlof: Hier kan een overzicht worden opgevraagd van alle goedgekeurde aanvragen van afwezigheid die geregistreerd zijn in BCS Online. Het gaat hier dus om alle in BCS Online geregistreerde aanvragen, ongeacht of deze aanvragen via de verlofregistratie zijn aangevraagd of niet. Aanvragen die nog ‘In aanvraag’ staan of die zijn afgekeurd of ingetrokken komen niet voor op dit overzicht.

• Jaarkalender: Dit overzicht bestaat uit twee pagina's en toont op pagina 1 een jaarkalender met urenregistraties en op pagina 2 de saldi van de verzuimgroepen. In de wizard selecteer je welke registratietypes je wilt weergeven

Ook nu kunnen de rapporten geprint worden via “CTRL+P”.