1.   Inleiding

Om de Delta HRP versie 2026 beschikbaar te krijgen moet je de ‘Nieuwjaarsupdate’ aanvragen. Dit doe je digitaal, via Delta HRP. Binnen de Wizard [Verwerking| Verzenden] vind je hiervoor de optie Aanvraag Nieuwjaarsupdate 2026.

In deze handleiding leggen we uit hoe het werkt.

2.   Voordat je start

Houd voordat je start met de aanvraag rekening met het volgende:

• Beschikbaarheid optie Aanvraag Nieuwjaarsupdate 2026 in Delta HRP De optie Aanvraag Nieuwjaarsupdate 2026 wordt in Delta HRP pas beschikbaar zodra voor alle werkgever(s) de laatste periode van het kalenderjaar is aangemaakt en de status op ‘verstuurd’ staat en voor tenminste één van deze werkgevers het journaal is aangevraagd via Verwerking | Verzenden | Directe Verbinding. Advies: sluit eerst voor alle actieve werkgevers de laatste periode af d.m.v. het afroepen van het journaal, voordat je de Aanvraag Nieuwjaarsupdate 2026 gaat doen.
• Gedeeltelijke blokkade functionaliteiten Delta HRP Als je eenmaal de Nieuwjaarsupdate 2026 hebt aangevraagd, wordt Delta HRP voor een deel geblokkeerd of beperkt tot alleen lezen. Dit houdt in dat je niet kunt muteren. Dit betreft dan het toevoegen, wijzigen en/of verwijderen van Persoonsgegevens, Dienstverbandgegevens en Variabele Mutaties. Ook kun je geen (extra) producties meer aanmaken of heropenen. De functionaliteit Proforma en alle rapportage tools blijven wel beschikbaar. 

• Tussentijds opslaan: De opgeslagen gegevens blijven bewaard. Breek je de aanvraag tussentijds af? Dan kun je later weer verder gaan waar je gebleven was.

  3.   Aan de slag

  Heb je de laatste periode voor alle actieve werkgevers in het huidig kalenderjaar afgesloten, dan kun je beginnen met de aanvraag Nieuwjaarsupdate.
  
  Stap 1. Kies in Delta HRP voor [Verwerking | Verzenden].

  Selecteer de optie 'Aanvraag Nieuwjaarsupdate'

Stap 2. Automatische controle op werkgevers die NIET zijn verloond

De wizard controleert automatisch of er werkgevers zijn waarvoor geen verloning is gedaan (in de laatste periode van) dit jaar. Is dat het geval, dan krijg je deze vraag:

Kies je voor ‘Nee’, dan keer je terug naar het beginscherm van de wizard. Kies ‘Annuleren’ en verwerk eerst de betreffende werkgever. Pas daarna kun je de Nieuwjaarsupdate alsnog gaan aanvragen.

Stap 3. E-mailadres(sen) controleren

Op dit e-mailadres ontvang je de ontvangstbevestiging van de Aanvraag Nieuwjaarsupdate 2026 en het overzicht van de ingevoerde gegevens. Eventueel kun je dat hier aanpassen.

Stap 4. Waarschuwing

Na het aanvragen van de Nieuwjaarsupdate 2026 wordt Delta voor een deel geblokkeerd of beperkt tot alleen lezen. Klik op het selectievakje om aan te geven dat je de gedeeltelijke blokkade begrijpt.

Stap 5. Verzamelen van alle noodzakelijke gegevens

In dit scherm zie je welke gegevens je nodig hebt voor de aanvraag.  

 Stap 6. Inactieve werkgevers

Bij deze stap kun je aangeven of er inactieve werkgevers zijn die helemaal mogen worden verwijderd. Kent jouw database op dit moment geen inactieve werkgever(s), dan verschijnt dit scherm niet en kun je meteen verder met stap 8.

Stap 7. Invoeren gegevens (deel 1)

In dit scherm zie je in de linker kolom alle werkgevers, waarvoor een Nieuwjaarsupdate moet worden aangevraagd.

Zodra de gegevens zoals gevraagd rechts in het scherm voor een bepaalde werkgever correct zijn ingevoerd én opgeslagen met het vinkje (‘V’), zal die werkgever in de linker kolom in groen worden weergegeven. Zo houd je goed overzicht in het geval je voor meerdere werkgevers de update moet aanvragen.

Is de werkgever meteen al groen zonder dat je iets hebt ingevoerd? Dan betreft het een Holding/DGA. Voor een Holding/DGA zijn deze gegevens niet van toepassing en hoeft in dit scherm niets te worden ingevoerd.

Let op:

• Je moet de gegevens per werkgever invoeren.
• Mocht je tussentijds willen annuleren, dan blijven de gegevens die je al hebt ingevoerd en opgeslagen, bewaard.

Per invulblok van dit scherm 'Invoeren gegevens' gaan we nu verder in op de details. Dit is stap 7-a tot en met stap 7-d.

Stap 7-a. Sector en kleine of middel(grote) werkgever

Let op: De beschikking Whk hoef je niet mee te sturen!

Sector

Het sectornummer voor 2026 vind je op de beschikking/mededeling van de Belastingdienst.

In dit scherm hebben wij het sectornummer uit 2025 al voor je ingevuld.
Is dit voor 2026 ongewijzigd? Dan hoef je hier niets in te voeren.

Is het sectornummer voor 2026 gewijzigd? Vul dan het juiste sectornummer in.

Kleine of (middel)grote werkgever?

Op de beschikking/mededeling van de Belastingdienst staat vermeld of je als kleine of (middel)grote werkgever bent ingedeeld. De indeling van 2025 hebben we alvast ingevuld. Is dit voor 2026 ongewijzigd? Dan hoef je hier niets in te voeren. En anders pas je deze even aan.  

Afhankelijk van deze indeling is de lage of hoge premie Aof van toepassing. Delta HRP zal de premie Aof in 2026 automatisch toepassen op basis van de keuze die je hier maakt.

Stap 7-b.  Percentage Whk en Eigenrisicodragerschap  

 In dit tweede deel gaat het om de premiecomponenten Whk en Eigenrisicodragerschap.

Ook bij dit onderdeel hebben we geprobeerd zo veel mogelijk vooraf voor je in te vullen. Wat we kunnen invullen, is echter wel afhankelijk van de situatie.

Wat voor elke situatie vooraf is ingevuld is het volgende:

Was je in 2025 geen eigenrisicodrager? Dan is Nee standaard al geselecteerd.

Was je in 2025 wel eigenrisicodrager voor WGA en/of ZW? Dan staat Ja standaard aan.

Verandert het eigenrisicicodragerschap in 2026 ten opzichte van 2025?

Kijk dan op pagina 12 bij 'Wijziging van eigenrisicodragerschap' voor een nadere toelichting.

Hierna beschrijven we per situatie wat je zou moeten invullen.

TIP: Bepaal wat jouw situatie is en lees alleen die beschrijving! Dit geldt zeker ook voor onderdeel 8-c!

• Geen Eigenrisicodrager WGA en ZW en kleine werkgever?

Dan zijn de standaard sectorpremies voor de Whk van toepassing. De betreffende premiecomponenten worden hier ter info getoond, maar kunnen niet worden aangepast. Je hoeft hier niets in te vullen.

• Geen Eigenrisicodrager WGA en ZW en middel(grote) werkgever?

Vul dan de premiecomponenten % Whk en het totale % Whk in zoals vermeld op de beschikking.

• Wel Eigenrisicodrager WGA en/of ZW en kleine werkgever?

De premiecomponent % Whk voor de component waarvoor je eventueel geen ERD bent, is standaard gevuld met de sectorpremie. Voor de component(en) waarvoor je ERD bent, is het % standaard 0. Je hoeft hier niets in te vullen.

• Wel Eigenrisicodrager WGA en/of ZW en middel(grote) werkgever?

Vul de premiecomponent % Whk in voor de component waarvoor je eventueel geen ERD bent en het totale % Whk. Voor de component(en) waarvoor je ERD bent, is het % standaard 0. Ben je voor beide componenten ERD, hoef je hier dus niets in te vullen.

Wijziging van eigenrisicodragerschap?

 Was je in 2025 eigenrisicodrager en vanaf 2026 niet meer?

Standaard staat hier dan JA ingevuld. Pas dit aan naar NEE en vul de premiecomponenten van de beschikking in (voor een kleine werkgever worden ze standaard gevuld).

Was je in 2025 geen eigenrisicodrager, maar vanaf 2026 wel?

Standaard staat hier dan NEE ingevuld. Pas dit aan naar JA. 
De premiecomponenten % Whk worden automatisch op 0 gezet.
Dan krijg je de vraag of je de herverzekering ERD wilt opnemen in Delta.

Indien Ja, vul dan het premiepercentage van de herverzekering. Wij maken automatisch een nieuwe premie 'WGA ERD wg' aan met het juiste percentage. Vergeet dan niet om aan deze nieuwe premie een grootboeknummer te koppelen.

Indien Nee, ga dan verder met de volgende en laatste vraag in dit blok.

Stap 7-c. Verhaalsrecht van de WGA premie

De laatste vraag in dit blok betreft het verhaalsrecht van de WGA premie. Ook hier zijn weer verschillende situaties mogelijk met de nodige varianten.

Situatie 1: 2025 GEEN eigenrisicodrager / 2026 GEEN eigenrisicodrager (in elk geval niet voor het WGA-deel)

In dit geval kunnen zich 4 scenario’s voordoen. Namelijk:

• 2025 wel verhalen / 2026 wel verhalen Verhaalde je in 2025 de helft van de WGA premie al op de medewerker en wil je dat in 2026 ook doen? Dan is hier standaard ‘Ja’ ingevuld en tonen we de helft van de WGA premie van 2026. Je hoeft niets in te vullen.

Wil je minder dan de helft inhouden? Vul dan zelf het gewenste percentage in.

• 2025 wel verhalen / 2026 niet verhalen Verhaalde je in 2025 de helft van de WGA premie wel op de medewerker en wil je dat in 2026 niet meer doen? Dan is hier standaard ‘Ja’ ingevuld en tonen we de helft van de WGA premie van 2026. Pas je keuze aan naar ‘Nee’. De premiecomponent WGA wn zetten wij in jouw database voor 2026 automatisch op 0.
   
• 2025 niet verhalen/ 2026 niet verhalen Verhaalde je in 2025 de helft van de WGA premie niet op de werknemer en wil je dat in 2026 ook niet? Dan is standaard al Nee ingevuld. Je hoeft niets in te vullen.
   
• 2025 niet verhalen / 2026 wel verhalen Verhaalde je in 2025 de helft van de WGA premie niet op de werknemer en wil je dat in 2026 wel doen? Dan is standaard Nee ingevuld. Pas je keuze aan naar ‘Ja’. Hierna wordt automatisch de helft van de WGA component van 2026 getoond. Wil je minder dan de helft inhouden? Vul dan zelf het gewenste percentage in.

Bestaat er in jouw database nog geen premie om de WGA-premie in te houden bij de werknemer?
Dan maken we in jouw database automatisch een nieuwe premie 'WGA wn' aan met het juiste percentage. Vergeet dan niet om aan deze nieuwe premie een grootboeknummer te koppelen.

Situatie 2: 2025 WEL eigenrisicodrager / 2026 WEL eigenrisicodrager (in elk geval voor het WGA-deel)

In dit geval zal de vraag over het verhaalsrecht niet verschijnen.

Als je de WGA premie in 2025 al verhaalde op de medewerker, kun je in het volgende scherm zelf het juiste percentage invoeren op de premie die je hiervoor ook in 2025 hebt gebruikt.

Wil je de premie in 2026 niet meer verhalen, dan kun je het percentage daar zelf op 0 zetten.

Verhaalde je de premie in 2025 nog niet, en wil je dat vanaf 2026 wel gaan doen? 
Zet dit dan duidelijk in het opmerkingenscherm. Wij maken die premie dan bij alle medewerkers voor je aan. Vergeet dan niet om aan deze nieuwe premie een grootboeknummer te koppelen.

 Situatie 3: 2025 GEEN Eigenrisicodrager / 2026 WEL eigenrisicodrager (in elk geval voor het WGA-deel)

Als je eerder hebt aangegeven de herverzekering voor de WGA in Delta te willen opnemen, geef hier dan aan of je een deel van de herverzekering WGA wilt verhalen op de medewerker. Als Ja, dan vullen wij automatisch de helft van de premie WGA hier in. Wil je minder dan de helft verhalen? Pas dit dan aan naar het juiste percentage in.

Wij maken automatisch een nieuwe premie 'WGA ERD wn' aan met het juiste percentage.
Vergeet dan niet om aan deze nieuwe premie een grootboeknummer te koppelen.

Verhaalde je in 2025 al een deel van het WGA-deel van je premie Whk op de premie WGA wn? Dan zetten we die premie automatisch op 0.

Situatie 4: 2025 WEL Eigenrisicodrager (in elk geval voor het WGA-deel) / 2026 GEEN eigenrisicodrager

Geef aan of je de helft van de WGA premie in 2026 op de werknemer wilt verhalen.
Als Ja, dan vullen wij automatisch de helft van de premie WGA hier in. 
Wil je minder dan de helft verhalen? Vul dan zelf het gewenste percentage in.

Bestaat er in jouw database nog geen premie om het WGA-deel van de Whk premie in te houden bij de werknemer? Dan maken we automatisch een nieuwe premie 'WGA wn' aan met het juiste percentage.
Vergeet dan niet om aan deze nieuwe premie een grootboeknummer te koppelen.
         
Verhaalde je in 2025 ook al een deel van de herverzekering WGA op de werknemer, maar dan op een andere premie? Zet dan het werknemersdeel van deze premie in het volgende scherm op 0! De beschikking Whk hoef je niet mee te sturen!

Stap 7-d. Ingevoerde gegevens opslaan

Op het moment dat alle gegevens van een werkgever zijn ingevoerd, moet je de gegevens eerst opslaan voordat je verder kunt met een volgende werkgever. Dit doe je via de blauwe validatieknop ‘V’ (het ‘vinkje’) in de navigatiebalk.  

Tijdens het opslaan worden een aantal automatische controles uitgevoerd. Mochten gegevens ontbreken of niet correct zijn ingevoerd, krijg je hiervan een melding. Je kunt dan een aanpassing maken en vervolgens de gegevens alsnog opslaan.

Op het moment dat de invoer wordt opgeslagen, wordt de werkgever in de lijst groen.

Ga verder met een volgende werkgever of kies annuleren om later verder te gaan met de aanvraag. De gegevens van de ‘groene’ werkgevers blijven bewaard. 

Heb je voor alle werkgevers de gegevens ingevoerd en opgeslagen? Klik dan op ‘Volgende’ en ga verder met stap 8. 

8. Invoeren gegevens (deel 2)

In dit scherm worden alle premieregelingen van de verschillende werkgevers getoond en waar nodig wordt gevraagd percentages, franchise of maximum in te geven.

Regels die lichtgroen zijn, zijn premies volgens cao of premies waarvoor je zelf bij de medewerker vaste bedragen ingeeft. Voor deze regels hoef je niets in te voeren of aan te passen. 

Bij witte regels moet je altijd iets invoeren. Na invoer en opslaan van een witte regel kleurt deze donkerder groen. Bij een donkerder groene regel kun je wel altijd nog terug om iets aan te passen.

Als alle premieregelingen een groene kleur hebben, is dit onderdeel compleet.

Alle voorkomende varianten leggen we hierna uit.

Variant A: Premieregelingen volgens cao

Ben je aangesloten bij een cao met alle bijbehorende premies en wijk je daar ook niet vanaf?
Dan is de premieregel meteen lichtgroen en hoef je daar niets voor in te voeren.
Wij zorgen dat de nieuwe premies voor 2026 in je database worden bijgewerkt.

Heb je alleen premies volgens cao? Dan zullen alle regels in dit scherm groen zijn en kun je meteen door naar Volgende.

Alleen een afwijkende premieverdeling?

Volg je de cao regeling, maar verdeel je de totale premie tussen werknemer en werkgever anders? Dan zorgen wij automatisch dat jouw afwijkende verdeling uit 2025 ook in je database van 2026 wordt gehanteerd. Daar hoef je niets voor te doen! Deze afwijkende verdeling zie je ook niet in deze aanvraag voorbij komen! 

Is de afwijkende verdeling in 2026 toch anders dan in 2025? Of wil je juist vanaf 2026 een afwijkende verdeling gaan hanteren?

Gebruik dan het Opmerkingenscherm en vermeld duidelijk hoe de premieverdeling in 2026 moet zijn.

(zie voorbeeld in voorgaande afbeelding)

Maak geen opmerking als er geen afwijkingen zijn. Dit levert onnodige vertraging op!

Variant B: Premieregelingen volgens cao, maar licht afwijkend

Het kan voorkomen dat je wel de premies volgens cao volgt, maar op een enkel punt afwijkt, bijvoorbeeld het Maximum jaar. In zo'n geval is de premieregel wit en hoef je alleen de afwijkende gegevens in te vullen.

In dit voorbeeld (Pensioen cao 182 Horeca) worden wel de percentages volgens de regeling gevolgd (die zie je daarom ook niet), maar hanteert de werkgever een ander maximum. Dat afwijkende maximum moet hier dan worden ingevuld.

Variant C: Eigen regeling met één leeftijdsstaffel

Heb je een eigen regeling, bijvoorbeeld een pensioen of andere verzekering bij een verzekeringsmaatschappij? Dan kun je deze variant tegenkomen.

Zijn er in zo'n eigen regeling toch voor ons bekende bedragen, bijvoorbeeld het maximum sv-loon of maximum pensioengevend loon? Dan vullen wij dit al voor je in.

Eigen percentages of bedragen voer je zelf in.

Variant D: Eigen regeling met meerdere leeftijdsstaffels

Heb je een eigen regeling met meerdere leeftijdsstaffels? Dan zie je heel veel witte regels om in te vullen.

Om dit invullen te beperken tot een minimum hebben we het volgende ingebouwd:

Voor alle leeftijdsstaffels nemen we de percentages automatisch over van het vorig jaar. Dit omdat de percentages bij zo'n eigen regeling doorgaans niet wijzigen.

Franchise en maximum zijn (meestal) voor alle leeftijdsstaffels gelijk. Daarom hoef je deze alleen bij de eerste staffel in te vullen. Bij het opslaan van die eerste staffel worden dan automatisch alle volgende staffels met deze bedragen gevuld. En worden die regels ook meteen groen.

Wil je toch iets aanpassen in de andere staffels? Dat kan. Een 'donkergroene' regel kun je altijd zelf nog aanpassen.

Zijn alle premieregels van alle werkgevers licht- of donkergroen? Dan kun je verder naar stap 10.

Variant E: Regeling 1 en Regeling 2 in gebruik

Heb je een premie waarbij zowel regeling 1 als 2 in gebruik is?

Dan zul je ook de gegevens voor zowel Regeling 1 als 2 voor 2026 in de nieuwjaarsupdate moeten invoeren. Dit werkt niet anders dan bij de andere varianten, maar in verband met de afmeting van het scherm is het misschien niet goed zichtbaar dat je nog niet klaar bent met de invoer.

Stap 9. Personen die worden verwijderd in het kader van AVG

Heb je personen die 7 kalenderjaren uit dienst zijn? Dan worden die op dit scherm getoond en verwijderd uit je database. Wil je gegevens toch langer bewaren? Dan kun je die in de nieuwe kolom 'Langer bewaren' aanvinken. 

Let wel op dat je hiervoor schriftelijk toestemming hebt van de betreffende perso(o)n(en).

Stap 10.  Controle overzicht 

In onderstaand scherm worden voor alle werkgevers nogmaals de ingevoerde gegevens in een controle overzicht getoond. Tevens worden (indien van toepassing) de werkgevers getoond, waarvoor geen gegevens hoefden te worden ingevuld. Controleer (nogmaals) alle werkgevers.

Na de controle zie je in het scherm onderaan de volgende melding: ‘Ik heb alle ingevoerde gegevens van alle werkgevers gecontroleerd! Ik weet dat na het aanvragen sommige delen van Delta HRP beperkt zullen worden! Hiermee geef ik toestemming de Nieuwjaarsupdate procedure te starten.’ 
 

Wil je bij deze melding klikken op het selectievakje? Hiermee geef je aan, dat alle noodzakelijke gegevens volledig en correct zijn ingevoerd. Bovendien geef je BCS hiermee toestemming voor het aanmaken van de Nieuwjaarsupdate.

Na ‘Volgende’ en ‘Voltooien’ wordt de aanvraag verzonden naar BCS. Hiermee is de aanvraag van de nieuwjaarsupdate voltooid.

Zodra de aanvraag bij BCS is binnengekomen, zal het controle rapport per e-mail worden toegezonden.

4.   Starten in 2026

Zodra je database 2026 klaar is, ontvangt je van ons een e-mail. 
Na ontvangst van onze e-mail staat je database geopend in periode 1-2026. 

5.   Vragen?

Heb je nog vragen? 
Stuur een ticket in via Ticketformulier BCS Delta HRP > Salarisverwerking of neem contact met ons op via telefoonnummer 088-123 28 28. 

Wij helpen je graag!