Bij het uitbetalen van een bijzondere beloning, bijvoorbeeld het vakantiegeld of een bonus, wordt de loonheffing berekend aan de hand van het jaarloon bijzonder tarief (op de loonstrook Jaarloon BT). Hieronder leggen we uit hoe het jaarloon bijzonder tarief werkt en hoe je de hoogte eventueel kunt wijzigen.
Wijzigen bijzonder tarief
Je kunt alleen op (schriftelijk) verzoek van de werknemer, een hoger bijzonder tarief toepassen. Dit doe je door het jaarloon BT te verhogen.
Je mag als salarisadministrateur niet zomaar het jaarloon bijzonder tarief ophogen. Het advies van BCS is om hierin wel een adviserende rol te spelen naar de medewerker toe, om te voorkomen dat de werknemer uiteindelijk een naheffing krijgt bij zijn inkomstenbelasting.
Zorg er wel voor dat uiteindelijk het verzoek komt vanuit de werknemer zelf. (artikel 9.3.6 uit het handboek Loonheffingen 2023)
Uitleg over het jaarloon BT
Het percentage van het bijzonder tarief wordt bepaald op basis van het jaarloon van het voorgaande kalenderjaar, is de werknemer niet het gehele jaar in dienst geweest dan wordt dit na rato berekend. Dit gebeurt automatisch wanneer de Nieuwjaarsupdate voor de jaarovergang wordt uitgevoerd.
Komt er een nieuwe werknemer in dienst dan zal er een schatting gemaakt worden op basis van de gegevens die op dat moment bekend zijn.
Het jaarloon BT kun je terugvinden op de loonstrook bij de gegevens van de werknemer. Achter het jaarloon staat het percentage bijzonder tarief, dit is uiteindelijk het percentage waartegen de bijzondere beloningen belast worden.
Het jaarloon en percentage kun je aflezen in de tabel bijzondere beloningen van de Belastingdienst.
Jaarloon controleren
Als voorbeeld voor deze controle gaan we er vanuit dat de werknemer het vakantiegeld in mei ontvangt en het voorgaande jaar het hele jaar in dienst is geweest. In dit voorbeeld gebruik je de gegevens van de loonstrook van april.
(Betaal je het vakantiegeld in juni, gebruik dan de loonstrook van mei en reken met 5 periodes)
Om te controleren of het juiste jaarloon toegepast is moet je rekening houden met het volgende:
- Wat is er tot nu toe het fiscale loon t/m april
- Wat is het bruto bedrag van het vakantiegeld?
1. Wat is tot nu toe het fiscale loon t/m april?
Het fiscale loon t/m april kun je aflezen op de loonstrook van april. Links op de loonstrook zie je Loon LH met een bedrag staan. Dit is het fiscale loon van de afgelopen 4 maanden.
Het fiscale jaarloon (Loon LH) is t/m periode 4 € 18.568,82. Wanneer je dit bedrag om rekent naar 12 periodes dan deel je het bedrag door 4 periodes en vermenigvuldig je dit bedrag met 12 periodes:
€ 18.568,82 / 4 periodes x 12 periodes = € 55706.46
2. Wat is het bruto bedrag van het vakantiegeld?
Helemaal links onder op de loonstrook onder reserveringen staat het bruto vakantiegeld t/m periode 4 vermeld, het is belangrijk om te weten dat daar nog 1 maand vakantiegeld bij komt.
(Betaal je in mei ook 1 maand van juni vooruit dan moet je hier nog 2 maanden bij optellen. Betaal je in mei ook 7 maanden t/m december vooruit dan moet je hier nog 8 maanden bij optellen)
In dit voorbeeld zie je op de loonstrook van april een saldo staan van € 2080. Dit is het saldo t/m april. Je ziet dat er voor april € 400 boven op de reservering bij komt. Zoals je in bovenstaand voorbeeld ziet heeft de werknemer een brutoloon van € 5000. Wanneer je 8% berekend over € 5000 kom je op € 400 uit wat er maandelijks gereserveerd wordt.
In dit geval moet je bij het saldo van € 2080 en de geschatte reservering van mei € 400 bij elkaar op tellen.
€ 2080 + € 400 = € 2480
Wanneer je de 2 berekeningen bij elkaar optelt zal het geschatte jaarloon voor dit jaar uitkomen op:
€ 55706.46 + € 2480 = € 58186.46
Controleren of het juiste jaarloon bijzonder tarief overeenkomt met jouw berekening
Controleer of het juiste jaarloon bijzonder tarief bij de gegevens van de werknemer staat.
- Het berekende bedrag is hoger dan het jaarloon BT.
Wanneer het jaarloon BT lager is dan het jaarloon wat je hebt berekend bij de controle dan is het advies van BCS om je werknemer daarover te informeren. Je mag namelijk niet zomaar zonder zijn toestemming het jaarloon BT verhogen. Om te voorkomen dat de werknemer een naheffing krijgt bij zijn inkomstenbelasting is het advies van BCS om in opdracht van de werknemer het jaarloon aan te passen.
Je mag dit doorgeven bij de ‘Overige opmerkingen’ in BCS online.
- Het berekende bedrag is lager dan het jaarloon BT.
Het advies van BCS is om het jaarloon niet aan te passen, wanneer blijkt dat de werknemer teveel loonheffing betaalt heeft, dan ontvangt de werknemer dit uiteindelijk terug wanneer de werknemer zijn inkomstenbelasting indient bij de Belastingdienst.
Wil de werknemer het jaarloon BT verlagen dan moet de werknemer bij de Belastingdienst een machtiging lager percentage indienen.
- Het berekende jaarloon is ongeveer hetzelfde dan het jaarloon BT.
Het juiste jaarloon wordt toegepast, de werknemer hoeft niet te worden geïnformeerd.
Bijzonderheden
Het kan zijn dat je al weet dat het fiscaal jaarloon hoger wordt omdat er in het arbeidscontract of in het salaris iets gaat wijzigen. Hieronder proberen we de meest voorkomende wijzigen aan te geven wat wel invloed kan hebben op het fiscale jaarloon.
- Gaat de werknemer gebruik maken van auto van de zaak en deze privé gebruiken?
Wanneer de werknemer een auto van de zaak krijgt en deze auto ook privé gaat rijden krijgt de werknemer een fiscale bijtelling. Deze fiscale bijtelling wordt dan ook opgeteld bij het fiscale loon. Het advies is om voor de resterende maanden dit bedrag bij het fiscale loon op te tellen.
Gaat de werknemer een andere auto rijden en is de fiscale bijtelling ineens een stuk hoger dan is het advies om dit verschil ook de resterende maanden bij het fiscale loon op te tellen.
- Gaat de werknemer zijn contracturen verhogen?
Als werkgever is het belangrijk om de afweging te maken of deze uren impact hebben op zijn fiscale loon. Gaat de werknemer 2 uur per week meer werken dan zal de impact niet zo heel groot zijn, maar wanneer de werknemer van 20 uur per week naar 40 uur per week gaat dan is het advies om voor de resterende maanden dit bedrag bij het fiscale loon op te tellen.
- Ontvangt de werknemer een loonsverhoging?
Als werkgever is het belangrijk om de afweging te maken of deze loonsverhoging impact heeft op zijn fiscale loon. Gaat de werknemer € 100 per maand meer verdienen dan zal de impact niet zo heel groot zijn, maar wanneer de werknemer bijvoorbeeld € 1500 per maand meer gaat verdienen is het advies om voor de resterende maanden dit bedrag bij het fiscale loon op te tellen.
- Variabele loonbestandsdelen
Gaat de werknemer zijn TVT uren of vakantie uren uitbetalen. Ontvangt de werknemer een grote bonus of een transitievergoeding? Gaat de werknemer ineens veel overwerkuren maken ten opzichte van het voorgaande kalenderjaar?
Dit kunnen allemaal factoren zijn waardoor het fiscale jaarloon ineens omhoog gaat, het advies is om deze bedragen bij het fiscale loon op te tellen.
Verrekeningspercentage loonheffingskorting
De loonheffingskorting bestaat veelal uit een opbouwdeel en een afbouwdeel. Daardoor is die afhankelijk van de hoogte van het inkomen. Om rekening te houden met de opbouw en afbouw van de arbeidskorting en de afbouw van de algemene heffingskorting bij bijzondere beloningen staat in de tabellen de kolom ‘Verrekeningspercentage loonheffingskorting’ voor werknemers voor wie je de loonheffingskorting toepast.
De verrekende loonheffingskorting sluit daarmee beter aan bij de inkomstenbelasting die de werknemer over zijn loon moet betalen. Met het positieve verrekeningspercentage corrigeer je het teveel aan loonheffingskorting. Met het negatieve percentage corrigeert je het tekort.
Het gebruik van het verrekeningspercentage kan soms toch nog tot een te hoge of te lage inhouding leiden ten opzichte van wat de werknemer via zijn aangifte inkomstenbelasting moet betalen.
In deze situatie kunt u het volgende doen:
- meer loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden dan de tabel aangeeft. Je mag dit alleen doen met toestemming van je werknemer.
- minder loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden, hiervoor moet de werknemer een ‘Machtiging lager percentage’ indienen bij de Belastingdienst.