Inleiding:
Via HRM | Import data kun je externe data importeren in de zelfgemaakte tabellen in de module HRM. De import gaat via een tekengescheiden (.csv) of Excel-bestand (.xls of .xlsx). Er kan worden geïmporteerd naar een tabel of naar een keuzelijst.
Raadpleeg bij twijfel een BCS-medewerker.

Let op
Als je data gaat importeren, mag niemand in de module HRM werken. Gebruikers mogen wel ingelogd zijn in Delta.

Wanneer gebruik je Import data?

• Je stapt over naar Delta HRP en hebt voorheen een ander personeelsregistratiesysteem gebruikt van waaruit je gegevens wilt overzetten.
• Je wilt de historie van de ziekteregistratie die in een ander systeem werd bijgehouden ook in Delta geregistreerd hebben.
• Je wilt HRM-relevante gegevens uit andere databases gaan bijhouden in Delta.
• Je hebt al bestaande lijsten met gegevens die je als keuzelijst wilt gebruiken binnen HRM-schermen.

Voorbereiding:
Voordat je gegevens gaat importeren dien je eerst een HRM-tabel aan te maken. Deze tabel moet minimaal alle velden bevatten van de gegevens die je wilt gaan importeren. Uiteraard kun je  extra velden toevoegen die je naderhand handmatig gaat vullen.
Bij het maken van de HRM-tabel dien je erop te letten dat de types van deze velden overeenkomen met de types van de velden die je wilt gaan importeren. Zorg ook dat er voldoende ruimte beschikbaar is voor de tekst velden, bijvoorbeeld wanneer je er een keuzelijst aan wilt koppelen. Het maximaal aantal posities dient dus te kloppen.

Veldtype Formaat Voorbeeld:

Let bij het importbestand op de volgende punten:

• Wanneer het formaat Excel is, dan moeten de gegevens in één werkblad staan.
• Wanneer het formaat teken gescheiden is, dan moet in de wizard worden aangegeven welk teken als scheidingsteken wordt gebruikt.
• Een teken gescheiden importbestand ondersteunt geen teksten tussen aanhalingstekens.
• Het bestand dient in ieder geval één kolom te bevatten met een uniek gegeven van de persoon. Dit kan een Persoonsnummer, strooknummer, Persoons-id of een Extern persoons-id zijn. Als er een "voorloopnul" vooraan in dit gegeven staat, dan dient deze ook zichtbaar te zijn in het importbestand.
• De titel van de kolom moet staan op regelnummer 1.
• De gegevens die je wilt importeren dienen te beginnen vanaf regel nummer 2.
• Er mogen geen leestekens worden gebruikt in de titel van de kolom (dus geen haakjes, streepjes, etcetera). Het verdient de aanbeveling een simpele tekst te gebruiken, puur ter herkenning bij het importeren.
• Zorg ervoor dat de cellen gevuld zijn met data die corresponderen met het type van het veld in Delta HRP.
• Zorg ervoor dat alle importvelden zijn gevuld met hetzelfde type gegevens als de types van de velden uit de te gebruiken HRM-tabel.

Na het aanmaken van de HRM-tabel en het aanpassen/compleet maken van het importbestand kun je de gegevens gaan importeren.

Data importeren:
Dit gaat via de wizard die je vindt onder HRM | Import data.
Er wordt eerst een importdefinitie aangemaakt. Aan de hand van deze importdefinitie kan de import met dezelfde basisgegevens steeds opnieuw worden uitgevoerd. Deze basisgegevens kunnen steeds opnieuw worden gewijzigd en opgeslagen.

In het eerste wizardscherm heb je drie keuzes:

1. Maak een nieuwe importdefinitie
2. Gebruik een bestaande importdefinitie
3. Een bestaande importdefinitie verwijderen

1. Maak een nieuwe importdefinitie:

Kies "Maak een nieuwe importdefinitie" en klik op "Volgende". Het volgende scherm verschijnt:

Bij "Naam" geef je een herkenbare en unieke omschrijving aan de importdefinitie.
Bij "Importeer naar tabel of keuzelijst" geef je aan naar welke tabel of keuzelijst in HRM de gegevens moeten worden geïmporteerd.

Klik op "Volgende"; onderstaand scherm verschijnt:

Geef in het kader "Bestandsformaat" aan of het importdocument Tekengescheiden (.csv) of Excel (.xls of .xlsx) is.
Koppel hierna het document door op het envelopje in het kader "Bestandsnaam" te klikken en te bladeren naar de lokatie waar het is opgeslagen. Je ziet de gegevens verschijnen in het kader "Bestandsinhoud".
Controleer of de gegevens in de kaders "Titelregel", "Scheidingsteken" (bij .csv bestanden) en "Werkblad" kloppen.
Klik "Volgende" om naar het volgende scherm te gaan:

Geef in het kader "Soort persoonskoppeling" aan welk uniek veld uit Delta moet worden gebruikt om de gegevens aan een persoon te koppelen. 
Selecteer in het kader "Persoonskoppeling" de kolom in het importbestand met dezelfde unieke sleutel. In het voorbeeld is dit "Persoonsnummer".
Koppel de gegevens uit het importbestand aan de HRM tabel door in de kolommen "Importvelden" en "Velden van gebruikerstabel 'importgegevens'" de gegevens die bij elkaar horen te selecteren (blauwe markering) en vervolgens op te klikken.
Hiermee worden de geselecteerde regels als gekoppeld veld in het kader "Importvelden gekoppeld met velden van gebruikerstabel".
Klik "Volgende".

In het volgende scherm wordt gevraagd hoe je de wizard wilt afsluiten. Hierbij heb je de opties:
- De importdefinitie opslaan in de database
- Starten met importeren middels de importdefinitie
- De importdefinitie opslaan in de database en starten met importeren middels de importdefinitie

De laatste optie is standaard geselecteerd en nodig als je later nogmaals een import wilt draaien.
Klik op 'uitvoeren" om de import te starten.

2 Gebruik een bestaande importdefinitie:
Er volgt een overzicht van bestaande importdefinities die je kunt selecteren om nieuwe gegevens te importeren (b.v. bij een maandelijkse import van externe HRM gegevens).
De vervolgstappen voor de optie "Gebruik een bestaande importdefinitie" zijn gelijk aan de stappen voor "Maak een nieuwe importdefinitie".

3. Een bestaande importdefinitie verwijderen:
Er volgt een overzicht van bestaande importdefinities die je kunt selecteren om te verwijderen. Klik na de selectie op "Verwijderen". Er volgt nog een waarschuwing. Als je vervolgens op ‘Ja’ klikt zal de importdefinitie worden verwijderd. Gegevens die met een eerdere import via deze definitie in Delta HRP zijn gezet blijven behouden.