1. Inleiding

Vanuit HRM dienen we verschillende documenten vast te leggen voor de medewerkers. Deze documenten worden regelmatig geraadpleegd door zowel de HRM medewerker, de manager en de medewerker zelf.

Het is dan ook belangrijk dat documenten eenvoudig beschikbaar zijn. Daarom wordt er gebruik gemaakt van het “Persoonlijk digitaal dossier” van de medewerker. Dit dossier is voorhanden binnen de module “Documentenbeheer” van BCS Online. Het onderdeel “Mijn documenten” bevat de persoonlijke documenten van de medewerker.

2. Belangrijke functionaliteiten

Om een goed beeld te krijgen hoe je werkt met het digitaal dossier, volgt hier een opsomming van belangrijke mogelijkheden:

• HRM kan mappen aanmaken en beheren voor het opslaan van de documenten in het digitaal dossier van de medewerker.
• HRM kan uitgebreid rechten instellen wie er met het digitaal dossier mag werken.
• HRM kan aangeven welke manager de documenten beheert voor welke afdeling.
• HRM kan aangeven of een document door de medewerker en de manager beschikbaar is.
• HRM kan bij een document aangeven dat er een e-mail naar de medewerker/manager dient te worden verstuurd.
• Bij ieder document wordt de volledige geschiedenis (wijzigingen, bekeken, e-mail verstuurd enz.) bijgehouden.
• Documenten kunnen eenvoudig gewijzigd en verplaatst worden.
• Nieuwe documenten worden op het eerste scherm op een aparte tegel getoond.
  • Tegel “Niet gevalideerde documenten” voor HRM.
  • Tegel “Mijn ongelezen documenten” voor alle medewerkers.
  • Tegel “Ongelezen documenten medewerker” voor de manager.
  • Tegel “Ongelezen algemene documenten” voor alle medewerkers.
• Vastleggen standaard e-mailteksten voor e-mail sturen naar medewerkers en managers.
• De verloopdatum van een document kan bewaakt worden via Werkstromen.
• Bij een document kunnen de volgende gegevens vastgelegd worden:
  • Versiebeheer
  • Verloopdatum
  • Wettelijk verplicht.
  • Einddatum bewaartermijn.
• HRM beheert alle documenten binnen het programma; Documentenbeheer in BCS Online
• Managers kunnen een of meerdere documenten selecteren en op “bekeken” zetten. In de geschiedenis verschijnt dan “Handmatig op bekeken gezet”.
• Manager kunnen aan het envelopje voor het document zien of deze al bekeken is.