1. Urenregistratie

Binnen Urenregistratie kun je gewerkte tijd (aanwezigheidsuren) registreren en projectregistraties ingeven. 

 

1.1. Lijst of 52-weken weergave

Het overzicht toont een overzicht met alle in te dienen of reeds ingediende weekstaten. Het scherm opent standaard in de 52-wekenweergave.

Er kan naar lijstweergave gewisseld worden door de lijstweergave knop

De beide overzichten tonen de weekstaten van het huidige jaar. De lijstweergave is standaard gesorteerd op “Status” en daarna op weeknummer. In de 52-weken weergave zie je aan de kleuren wat de status is. De week waarvan het weekblok lichtgekleurd is, toont de huidige week.

Er zijn 6 statussen:

• Je hebt de betreffende weekstaat niet ingediend. (blauw).
• De weekstaat is ingediend. Jouw accordeur zal de registraties beoordelen. (oranje).
• De weekstaat is nog niet goedgekeurd door je tweede accordeur. (lichtgrijs).
• De accordeur heeft de weekstaat goedgekeurd. (groen).
• De weekstaat is ingediend, maar de manager heeft de weekstaat afgekeurd. Wijzig de registraties en dien de weekstaat opnieuw in. (rood).
• Weekstaat is (nog) niet beschikbaar. (donkergrijs).

De weken die je niet in hoeft te dienen, omdat je bijvoorbeeld toen nog niet in dienst was, zullen niet zichtbaar / niet beschikbaar zijn. In de overzichtsweergave zijn die weken grijs gekleurd. Ook weken in de toekomst worden grijs gekleurd.

 

1.2. Gedeelde week

Als je twee keer hetzelfde weeknummer ziet, dan zit daar een overgang naar een volgende maand in. Deze instelling is optioneel.

Als je klikt op het eerste deel van die week dan kun je dus alleen de laatste dagen van die maand invullen. De eerste dagen van de volgende maand zijn niet te benaderen.

Door een weeknummer in het overzicht aan te klikken, opent een detailscherm waar alle details voor de betreffende week worden getoond. Alleen voor de status ‘In te vullen’ en ‘Ter correctie’ kan de opgeroepen weekstaat nog gewijzigd worden.

Linksboven kun je switchen tussen

 

 1.3. Detailscherm Weekstaat

Het detailscherm toont een weekagenda met daarin je rooster-uren. De bij de dag behorende datum wordt vermeld in de kolomkop.

De standaard weergave is per uur. Je kunt de weergave aanpassen naar half uur of kwartier door uit de lijst te selecteren:

De totalen van de ingevoerde gegevens en de roostergegevens worden zichtbaar door te drukken op de knop Som:

Ook goedgekeurde verlofaanvragen, ziek, feestdagen etc. worden getoond, maar zijn niet meer te wijzigen en/of te verwijderen. Deze alleen‐lezen weergave is bedoeld om je er aan te herinneren welke uren al bekend zijn in BCS Online en dus niet meer (opnieuw) ingediend hoeven te worden.

 

1.4. Uren registreren

Er zijn 2 manieren om uren in te vullen. Deze kunnen ook onderling gecombineerd worden.

• Handmatig, door op de dag te dubbelklikken; er verschijnt een invulscherm waarop de volgende zaken ingevoerd moeten worden:
  • Type: Dit is de uur soort die je wilt opgeven.
  • Datum: Hier staat standaard de datum van de dag, waarop je dubbel hebt geklikt, ingevuld.
  • Zie toelichting verder bij beschikbare opties.
  • Tijdslot:
    • Vrije ingave: Vul tijden in de velden ‘Tijd vanaf’ en ‘Tijd tot’.
    • Vaste tijdsloten: (hele dag, halve dag etc.). 'Hele dag' betekent hele werktijd. Werk je bijvoorbeeld 8 uur per dag en kies je 'Eerste 1/2 dag', dan zal er 4 uur berekend worden. Bij 6 uur 3, bij 4 uur 2, etc.
    • Je kunt ook kiezen voor ingave van een waarde. Deze vul je dan in bij het veld ‘Uren’. De gegevens zullen dan boven in het scherm bij uren worden ingevuld in plaats van verdeeld over de dag.
• Versneld kun je je uren ook ingeven, via de knop aan de rechter zijde. Dan dien je per vakje alleen een getal in te voeren.

Om terug te keren naar het jaaroverzicht klik je in het kruimelpad op ‘Urenregistratie’.

 

Beschikbare opties:

	Blader naar de voorgaande week.
	Blader naar de volgende week.
	Vult het weekrooster, volgens de uren van je rooster, met het registratie type ‘Gewerkte uren’.
	Als er één of meerdere registraties zijn geselecteerd (door deze aan te klikken, of meerdere te selecteren door te klikken met Ctrl-toets) dan worden alleen de geselecteerde registratie(s) verwijderd. Deze knop is pas beschikbaar als er één of meerdere registraties geplaatst én geselecteerd zijn.
	Verwijdert alle registraties. Let op: Verlofregistraties kunnen niet gewijzigd en/of verwijderd worden. Deze knop is pas beschikbaar als er één of meerdere registraties geplaats zijn.
	Hierdoor opent een nieuw scherm waarin het aantal uren per beschikbaar registratie-type ingegeven kan worden. Je geeft op deze manier geen begin- en eindtijd in.

 

Klik je na registratie op ‘OK’, dan worden de registraties boven in de weekkalender zichtbaar.

Opmerking werknemer

Hier kun je aanvullende informatie toevoegen. Deze informatie is bestemd voor de accorderend manager. De accordeur kan een ook een opmerking plaatsen. Alleen dan wordt het memoveld van de accordeur zichtbaar. Ongeacht of de weekstaat goed- of afgekeurd wordt.

 

De opmerking van de werkgever (manager / accordeur) kan alleen bekeken worden. Een reactie van de accordeur is vooral praktisch als een weekstaat ter correctie terug komt. De accordeur kan hierin verwoorden wat niet juist is en wat er aangepast moet worden.

 

	Met deze knop sla je de ingegeven registraties op. Ze zijn nog niet zichtbaar voor de accorderend manager. Hiermee wordt de functie tevens afgesloten. Dit is praktisch als je aan het einde van elke dag de gewerkte uren wilt ingeven, maar pas op vrijdag de volledige weekstaat wilt indienen. Deze knop is pas zichtbaar bij minimaal 1 registratie. Dit mag ook enkel een projectregistratie zijn.
	De uren worden opgeslagen, de functie wordt afgesloten en de weekstaat wordt aangeboden aan de accorderend manager. Je kunt hierna nog steeds wijzigingen aanbrengen in deze weekstaat en opnieuw indienen. Zelfs als de accordeur de weekstaat goedgekeurd heeft.

 

1.5. Detailscherm Projectregistratie

Je kunt naast de weekstaat-uren, of in plaats van de weekstaat-uren, ook uren opgeven op projecten en activiteiten.

Jouw werkgever kan hiermee sturen op interne kostenbewaking of om de gewerkte uren extern te kunnen declareren.

Deze projecten en activiteiten worden op een andere plek in BCS Online gedefinieerd. Daar wordt ook vastgelegd welke activiteiten onder welke projecten vallen en welke werknemers op welke projecten mogen boeken.

1.6. Projecten registreren

Er zijn 2 manieren om project-uren te registreren. Deze kunnen ook onderling gecombineerd worden.

• Handmatig door op de dag te dubbelklikken; er verschijnt een invulscherm waarop de volgende zaken ingevoerd moeten worden:
  • Project: Selecteer het voor je beschikbaar gestelde project. Ontbreken projecten of activiteiten, dan dien je contact op te nemen met jouw BCS Online beheerder. Deze kan de projecten en activiteiten toevoegen.
  • Activiteit: Kan bestaan uit 1 of meerdere activiteiten als Installatiewerkzaamheden, Reparatie, reisuren, administratie uren etc.
  • Direct: Betreft het directe uren? Dit veld kan niet toegankelijk zijn.
  • Declarabel: Betreft het declarabele uren? Dit veld kan niet toegankelijk zijn.
  • Datum: Hier staat standaard de 1e dag van de week. Je kunt dit wijzigen naar een andere dag van de betreffende week.
  •  
  • Tijdslot:
    • Vrije ingave: Vul tijden in de velden ‘Tijd vanaf’ en ‘Tijd tot’.
    • Vaste tijdsloten: (hele dag, halve dag etc.). 'Hele dag' betekent hele werktijd. Werk je bijvoorbeeld 8 uur per dag en kies je 'Eerste 1/2 dag', dan zal er 4 uur verlof berekend worden. Bij 6 uur 3, bij 4 uur 2, etc.
    • Nu wordt alleen het aantal uren geregistreerd, zonder een begin- en een eindtijd. Deze vul je in bij het veld ‘Uren’.

• Versneld, via de knop aan de rechter zijde. Hierdoor worden alle projecten zichtbaar en per project alle activiteiten. Met het selectieveld kun je het gewenste project selecteren. Ook al selecteer je tussentijds andere projecten, de uren die inmiddels ingegeven zijn blijven bewaard.

 

Je kunt hier niet aangeven of de uren direct en/of declarabel zijn. Ook kun je geen opmerking plaatsen.

Als je registraties hebt geplaatst, kun je op  klikken. De uren zijn dan zichtbaar in de bovenste regel.

 

Klik daarna boven in het projectregistratie-scherm op of . (zie Beschikbare opties) Vergeet je dit en wil je naar een andere pagina navigeren of de browser sluiten, dan krijg je een melding:

Om terug te keren naar het jaaroverzicht, klik je in het kruimelpad op ‘Urenregistratie’

Beschikbare opties:

Deze zijn exact gelijk aan de beschikbare opties van het detailscherm Weekstaten.

Rapportage

Je kunt een rapport genereren over Weekactiviteiten en/of Projectactiviteiten.