Voorwoord
Dit artikel beschrijft de werkwijze van het overzetten van de documenten, die je gecreëerd hebt via Delta HRM | Document en zichtbaar zijn bij Delta HRM | Verkenner, naar BCS Online | Documentenbeheer.
Inleiding
In Delta kun je binnen de module HRM, middels sjablonen, documenten genereren. Denk daarbij aan documenten als "Arbeidsovereenkomsten", "Contractverlengingen", "Leaseovereenkomsten", "Salarisbrieven", enz.
Wanneer deze documenten gemaakt zijn in Delta, kunnen ze nu ook automatisch in BCS online geplaatst worden.
Verplaatsten bestanden naar BCS Online | Documentenbeheer
Bij het daadwerkelijk verplaatsen van de bestanden kan per sjabloon gekozen worden om 1 of een selectie van bestanden te verplaatsen naar BCS Online. Na het verplaatsten zijn de bestanden zichtbaar binnen BCS Online | Documentenbeheer. Als binnen BCS Online, bij een document, is aangegeven dat het document zichtbaar is voor de medewerker/manager, dan zien zij het document in BCS online bij Medewerker | Mijn documenten. Het nieuwe document verschijnt ook op de notificatietegel “Mijn ongelezen documenten”.
Inrichting in Delta en BCS Online
Voor de inrichting doorloop je de volgende stappen:
- Maak de gewenste mappen aan binnen BCS Online | HRM | Mappen beheer.
- Worden bestanden verplaatst naar BCS Online om daar digitaal ondertekend te worden? Tip: maak daarvoor bijvoorbeeld een aparte map: “Te ondertekenen documenten” aan, waar je de documenten naar verplaatst en het document niet zichtbaar is voor medewerker en manager. Vanuit deze map kun je het digitaal ondertekenproces starten en volgen. Na afronding van dit proces verplaats je het getekende document naar de juiste map en zet indien gewenst het vinkje aan bij zichtbaar voor medewerker en/of manager.
- Geef in Delta per “Sjabloon” aan welke map gebruikt wordt binnen BCS Online om de documenten naar te verplaatsen. En bepaal per “Sjabloon” of de bestanden, nadat ze verplaatst zijn naar BCS Online, zichtbaar mogen zijn voor de medewerker en/of voor de manager. (Figuur 1)
Figuur 1 Inrichting Delta; koppelen sjabloon aan map in BCS Online
Aanmaken documenten via Delta
Voor het aanmaken van een document doorloop je de volgende stappen:.
- Ga naar Delta | HRM | Document om een document voor een medewerker aan te maken
- Selecteer het sjabloon waarmee je het document wil aanmaken
- Selecteer de medewerker, of medewerkers, waarvoor je het document wil aanmaken
- Geef het document een naam en klik op voltooien
- Ga naar Delta | HRM |Verkenner, open en controleer het gecreëerde document, pas indien nodig het document aan en sla het aangepaste document op.
Verplaats 1 of meer documenten naar BCS online
Doorloop de volgende stappen om een document te verplaatsen naar BCS Online | HRM | Documentenbeheer:
LET OP: Kies je een oud document dan wordt deze ook naar BCS Online verplaatst!!
Verwijder indien nodig de documenten uit deze map die niet meer nodig zijn in de Verkenner. Om zo een ‘schone’ omgeving te hebben.
- Start Delta | HRM | Verkenner
- Selecteer het sjabloon waarmee de documenten gecreëerd zijn. Let op: Het filter staat standaard op ‘2 in dienst’ en toont alleen de documenten van de medewerkers die op dat moment in dienst zijn.
- Selecteer het document of de documenten die verplaatst dienen te worden naar BCS online.
Door de CRTL-knop in te houden, kun je meerdere documenten 1 voor 1 aanklikken.
Door de SHIFT-knop in te houden kun je een set documenten selecteren. Klik op het eerste document en de laatste van de set. Alle documenten ertussen worden ook geselecteerd. (Figuur 2)
Figuur 2 documenten per sjabloon in de verkenner
- Klik op de knop “HRM bestanden -> Documentenbeheer” en controleer hoeveel bestanden er verplaatst zullen worden.
Figuur 3 Bestanden, per sjabloon, die verplaatst kunnen worden naar BCS Online.
- Beslis of de documenten als Word of als PDF verplaatst dienen te worden. Wanneer je het veld “Bestanden omzetten naar PDF” aanvinkt, worden de documenten omgezet naar PDF.
- Klik op de knop “Verplaats bestanden” en bevestig dat je de bestanden daadwerkelijk wilt verplaatsen.
Let op: Bestanden die verplaatst zijn, worden verwijderd uit Delta | HRM | Verkenner! - Ga naar BCS Online | HRM | Documentenbeheer, selecteer de medewerker en zie dat het document / de documenten geplaatst is / zijn in de gekozen map.
Als binnen BCS Online, bij een document, is aangegeven dat het document zichtbaar is voor de medewerker/manager, dan zien zij het document in BCS online bij Medewerker | Mijn documenten. Het nieuwe document verschijnt ook op de notificatietegel “Mijn ongelezen documenten”.
Indien gewenst kunnen nu bijvoorbeeld de volgende acties worden uitgevoerd:
a. Digitaal onderteken proces starten
b. Verplaatsen naar een andere map
c. Wijzigen documentdetails zoals “Verloopdatum”, “Wettelijk verplicht”, enz.
d. Email naar Medewerker / manager met de melding dat het document toegevoegd is aan het
dossier van de medewerker
Dubbele bestandsnamen
Wanneer je een naam kiest voor het document in Delta en die naam bestaat al bij de medewerker in BCS Online, dan verschijnt de volgende melding. Het document wordt dan wel verplaatst naar BCS Online. De naam van het document zal dan een extra volgnummer bevatten. Je kunt daarna in BCS Online de naam aanpassen.
Extra: De handleiding "Verplaatsen bestanden HRM -> Documentenbeheer" is beschikbaar onder de "Help…" knop die te zien is in figuur 3.
Voor de handleiding "Documenten verplaatsen HRM naar BCS online" verwijzen we naar de bijlage