De vitaliteit van werknemers staat steeds meer centraal. Door het fietsplan kan je werknemers stimuleren om vaker op de fiets naar het werk te komen.
Er zijn een 5 tal manieren om een fiets van de zaak te verwerken. Als werkgever kan je een van onderstaande opties kiezen:
- Ter beschikking stellen
- Zonder privégebruik
- Met privégebruik
- Vergoeden of verstrekken
- Cafetariaregeling
- Renteloze lening
- Leasefiets
1 Ter beschikking stellen
Bij deze optie is de fiets eigendom van de werkgever en de werknemer heeft de fiets in bruikleen. Hierbij kan er gekozen worden voor gebruik met of zonder privékilometers. In beide gevallen mag je geen onbelaste reiskostenvergoeding geven over de kilometers die de werknemer met de fiets maakt. Eventuele kilometers die met de auto of het OV worden gemaakt mogen wel onbelast worden uitbetaald. Bij uitdiensttreding levert de werknemer de fiets weer in bij de werkgever.
a. Zonder privégebruik
Als een werknemer een (elektrische) fiets ter beschikking gesteld krijgt die hij/zij niet privé mag gebruiken, hoeft er geen bijtelling te worden berekend.
b. Met privégebruik
Als een werknemer een (elektrische) fiets ter beschikking gesteld krijgt die ook privé gebruikt mag worden, mag de werknemer de fiets onbeperkt privé gebruiken. Er dient dan een 7% bijtelling betaald te worden. Deze bijtelling wordt berekend op basis van de consumentenadviesprijs inclusief BTW en eventuele accessoires. Een eventuele netto eigen bijdrage mag in mindering worden gebracht op de bijtelling. Deze vermindering is nooit meer dan de bijtelling. De bijtelling mag ook vergoed worden via de werkkostenregeling.
2 Vergoeden of verstrekken
Een werkgever mag ook een fiets vergoeden of verstrekken aan een werkemer. De werknemer wordt op dat moment de eigenaar van de fiets. De werkgever kan de waarde van de fiets op verschillende manieren verwerken, afhankelijk van wie de fiets in eerst instantie heeft gefinancierd:
- Bruto – netto uitruilen.
- Bruto inhouden op het salaris
- Bruteren
De volledige reiskostenvergoeding mag onbelast uitbetaald worden, ook als de werknemer de kilometers fietsend maakt.
3 Cafetariaregeling
Als werkgever kan je met je werknemer afspreken een deel van zijn brutoloon, vakantiegeld, eindejaarsuitkering of vakantiedagen om te ruilen tegen de vergoeding van de fiets voor een belastingvoordeel. De netto vergoeding vergoed je vanuit de WKR.
4 Renteloze lening
Er kan ook gekozen worden om een renteloze lening te verstrekken voor de aanschaf van de fiets. De werknemer wordt dan op het einde eigenaar van de fiets. Hierbij is geen sprake van bijtelling, loon voor de werknemer of een vergoeding vanuit de WKR. De werknemer kan bijvoorbeeld de lening aflossen met zijn onbelaste reiskostenvergoeding of een netto inhouding op zijn loon.
5 Leasefiets
Er zijn 3 mogelijkheden met betrekking tot de leasefiets:
- Werkgever faciliteert: De werknemer betaald zijn eigen leasekosten en er zijn geen kosten voor de werkgever. De medewerker betaalt de leasekosten en 7% bijtelling over de cataloguswaarde inclusief BTW en eventuele accessoires. De leasekosten worden door middel van de cafetariaregeling uitgeruild zodat er een belastingvoordeel ontstaat. Hierdoor betaald de werknemer minder sociale lasten. Ook hierbij geldt dat alleen een belaste reiskostenvergoeding betaald mag worden.
- Werkgever investeert: De werkgever ontvangt elke maand een factuur vanuit de leasemaatschappij en de werknemer betaald alleen 7% bijtelling.
- Gedeelde investering: de werknemer en werkgever nemen beide een gedeelte van de factuur voor rekening en de werknemer betaald 7% bijtelling.
Aandachtspunten fiets van de zaak
- Stel een gebruikersovereenkomst op met de gemaakte afspraken zoals bijvoorbeeld looptijd, uitdiensttreding, vergoeding, reiskosten etc. Zorg ervoor dat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de inhoud van de regeling.
- Neem in een gebruikersovereenkomst op wat tot de risico’s van de werkgever behoort en wat de verantwoordelijkheden zijn van de werknemer. Dit is ook van belang ten aanzien van een eigen risico van de werknemer rondom schade.
- Regel wat er gebeurt bij onvoorziene omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin een werknemer onverhoopt tussentijds uit dienst gaat. Leg schriftelijk vast wat in dat geval de gevolgen zijn voor de fiets.
- Hou rekening met eventuele nadelige gevolgen voor inkomensafhankelijke regelingen.
- De werknemer moet wel minimaal het minimumloon ontvangen.
Je kan de looncomponenten laten aanmaken door een ticket aan te maken via het Ticketformulier BCS Delta HRP > Salarisverwerking.
Zie artikel: Nieuw looncomponent laten aanmaken